La Società agisce nella duplice veste di Titolare e di Responsabile del Trattamento dei Dati Personali. In particolare:

• è Titolare per tutto ciò che riguarda lo sviluppo di Lexroom, Libreria Lexroom compresa, e la gestione dei rapporti commerciali, amministrativi e contabili;

• mentre è Responsabile quando si occupa di custodire la Libreria Privata e gestire i singoli Prompt sottoposti dagli Utenti.

Lexroom si avvale di sub-responsabili sia per la gestione dei Prompt che per il miglioramento del servizio. In particolare i sub-responsabili sono:

• da un lato Google Ireland LTD fornitore sia del servizio cloud che dell’intelligenza artificiale Gemini, che si occupa della gestione attiva dei Prompt e della conservazione dei dati;

• OpenAI OpCo LLC, fornitore dell’ulteriore servizio di d’intelligenza artificiale Open AI usato per processare i Prompt come alternativa o congiuntamente a Gemini;

• ed i professionisti che supportano la Società nel training dell’algoritmo. Questi soggetti, per la verità, di regola non hanno accesso a dati personali perché lavorano su output anonimizzati. Comunque per sicurezza ci si avvale sempre di avvocati, tenuti per legge al segreto professionale, o comunque di soggetti che abbiano sottoscritto un apposito accordo di riservatezza.

Elastic e Pinecone, invece, non assumono la veste di sub-responsabili in quanto i produttori di questi software non conservano alcun dato. Elastic e Pinecone, infatti, sono semplici software installati in Google Cloud e tutto ciò che li riguarda resta sempre conservato all’interno di tale spazio.

Per erogare il servizio, la Società e Lexroom hanno necessità di trattare Dati Personali. Più nello specifico trattano:

• i dati forniti in fase di attivazione del servizio e sottoscrizione del contratto, nonché i recapiti dei soggetti eventualmente incaricati dal Cliente per la gestione del rapporto;

• i dati associati all’account dell’Utente quando questo è registrato a nome di una persona fisica. Per gli account collegati a persone giuridiche invece il tema della

  personalità del dato non si pone;

• ed eventuali Dati Personali inseriti dall’Utente nel Prompt e nei documenti allegati

  insieme ad esso;

• Dati Personali eventualmente presenti nei materiali caricati nella Libreria Privata, se

  questo servizio è stato attivato dal Cliente;

• dati eventualmente comunicati al servizio di assistenza Clienti offerto dalla Società.

Tali dati vengono trattati soprattutto per dare esecuzione al contratto in essere col Cliente, oltre che per finalità amministrative e contabili. Vi è inoltre un trattamento dei Prompt per migliorare la qualità del servizio, ma ciò avviene su dati anonimizzati. Invitiamo comunque a consultare l’informativa privacy e cookies disponibile al seguente link.

La Società conserva le informazioni di carattere contrattuale all’interno dei propri archivi, in conformità alla normativa vigente. Per quanto riguarda i file utilizzati da Lexroom invece:

• la Libreria Personale è custodita, in formato PDF, in Google Cloud e non è visibile ad altri Utenti al di fuori del Cliente;
• ed anche i Prompt, con relativi metadati, sono conservati in Google Cloud e sono consultabili solo dal Cliente – nella ricerca storica di Lexroom – e dagli amministratori di sistema della Società.

Tutti i dati vengono quindi conservati in Google Cloud, che li custodisce soltanto in server europei. Più precisamente in Olanda. Non vi è conservazione di dati al di fuori del territorio UE.

Lexroom tratta i Dati Personali per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità perseguite. In particolare:

• i file della Libreria Personale, se il servizio opzionale è stato attivato, vengono cancellati entro una settimana dalla cessazione del rapporto. Dopo la cancellazione rimane traccia delle Informazioni solo nelle copie di backup di Google Cloud, che vengono smaltite entro un massimo di 180 giorni.

• mentre i Prompt vengono conservati per tutta la durata del rapporto e dopo solo per il tempo necessario ad eseguire gli aggiornamenti di Lexroom. Si ricorda comunque che eventuali Dati Personali presenti nei Prompt vengono anonimizzati prima di procedere al training dell’algoritmo.

La Società inoltre conserva i dati anagrafici e di fatturazione del Cliente per dieci anni, perché necessari per la tenuta delle scritture contabili obbligatorie per legge.

La Società protegge le informazioni per garantire che le stesse restino riservate. Vengono qui accennate le principali misure adottate. Tuttavia si evita di entrare troppo in dettaglio per evitare che un’eccessiva pubblicità delle misure di sicurezza possa compromettere l’efficacia delle stesse.

L’accesso al backend di Google Cloud, contenente Prompt e Librerie, è consentito solo al personale tecnico autorizzato della Società. Avviene soltanto per assistenza tecnica e miglioramento delle funzionalità di Lexroom. Commerciali e personale amministrativo, invece, non hanno alcun accesso alle informazioni inserite dagli utenti in Lexroom.

L’accesso ai servizi cloud avviene tramite account aziendali, muniti di autenticazione a due fattori. Non vi sono invece server fisici di archiviazione dati all’interno della sede di Lexroom.

Nel servizio Google Cloud è già integrata una procedura di backup che conserva i dati fino ad un massimo di 180 giorni dalla loro cancellazione.

Svolgimento periodico di attività di formazione del personale, sia per ciò che riguarda le procedure di sicurezza che sulle specifiche esigenze in termini di segreto professionale richieste ai professionisti iscritti ad albi.

A questo proposito si precisa che la Società dispone, tra l’altro, di collaboratori muniti di abilitazione professionale all’esercizio della professione di avvocato.